Problémy se správou souborů okrádají společnostio 21,3 % jejich celkové produktivity

Potřeba zvyšovat produktivitu zaměstnanců je aspekt, který by žádná firma neměla ignorovat. Na moderním pracovišti představují vyvíjející se technologie obrovskou příležitost pro vytvoření pružnějšího pracovního prostředí. Mění představy o tom, jak by měla produktivita vypadat, a umožňují zaměstnancům pracovat chytřeji. 

Podle nedávné studie si mnoho podnikatelů uvědomuje, do jak nevýhodné situace by se mohli dostat, pokud se jim nepodaří modernizovat pracoviště. Asi 80 % se domnívá, že nedostatečná modernizace IT systémů poškozuje dlouhodobý růst organizace. Podobně více než 85 % IT odborníků považuje modernizaci pracoviště za klíč k získání a udržení zaměstnanců v jakékoli organizaci.

Pracoviště se i nadále vyvíjí díky moderním nástrojům, které uspokojují potřeby zaměstnanců i zaměstnavatelů. S tím se ale nevyhnutelně pojí i určité výzvy. Podíváme se na některé z nich. 

Výzvy moderního pracoviště 

Měnící se pracovní síla, produktivita, peníze a nutnost používat mobilní zařízení patří mezi hlavní problémy, s nimiž se setkává prakticky každý zaměstnavatel. Rozsah těchto problémů závisí na tom, jak ochotný je zaměstnavatel změny přijmout a zda je otevřený vůči novým myšlenkám, které mohou některé z těchto problémů vyřešit. Podívejme se podrobněji na některé klíčové problémy, které se na moderním pracovišti vyskytují. 

Externí a vzdálení pracovníci 

Mobilní zařízení a Wi-Fi umožnily pracovníkům plnit úkoly i mimo tradiční kancelář. Během svého růstu rozšiřují společnosti řady svých pracovníků o nezávislé dodavatele, pracovníky na volné noze i zaměstnance na plný úvazek. Zpráva společnosti International Data Corporation (IDC) uvádí, že mobilní pracovníci budou do roku 2020 představovat přibližně tři čtvrtiny (72,3 %) zaměstnanců v USA. To je obrovský nárůst, a proto můžeme očekávat celou řadu dalších změn. 

Práce na dálku má obrovské výhody, protože zaměstnancům poskytuje větší časovou flexibilitu. Vzdálenost ale také představuje významnou výzvu při řízení těchto zaměstnanců. 

Manažeři si uvědomují, že řízení vzdálených pracovníků vyžaduje nový přístup. Je těžké řídit pracovníky, kteří nejsou na místě fyzicky přítomni, což znamená, že manažeři musí věnovat více času, aby každého z nich lépe poznali. Hlavním důvodem, proč se firmy snaží, aby toto uspořádání fungovalo, je vytvoření soudržného pracovního vztahu, který přináší dlouhodobou spokojenost zaměstnavatelů i zaměstnanců. 

Řízení pracovního vytížení 

Poskytování služeb od lidí často vyžaduje dlouhou pracovní dobu. USA se řadí na první místo mezi rozvinutými průmyslovými zeměmi, co se týče počtu ročně odpracovaných hodin. Odhaduje se, že průměrný zaměstnanec v USA pracuje 1 800 hodin ročně, což je o 400 hodin více než pracovník v Norsku. Je to možné přičítat skutečnosti, že na pracovníky v USA jsou kladeny větší požadavky než na zaměstnance v jiných zemích. Jejich velká pracovní zátěž se značnou pravděpodobností přispívá k tomu, že nedokážou dobře řídit svůj čas. 

Když se zaměstnanec musí vypořádat s tak velkou porcí práce, je těžké vměstnat vše do normální osmihodinové pracovní doby. Ještě obtížnější je to pro pracovníka, který se v nové práci teprve rozkoukává a snaží se přizpůsobit svým novým povinnostem. 

Zavedení pracovních nástrojů, které pomáhají automatizovat většinu úkolů, může pomoci snížit pracovní zátěž a zvýšit efektivitu. 

Správa souborů 

Společnosti shromažďují od zákazníků více dat a informací než kdy dříve. Podle společnosti IDC bylo do roku 2020 shromážděno asi 1,7 megabajtu dat na každého člověka na zemi. A protože objem údajů neustále roste, potřebují společnosti další místo pro jejich ukládání. Množství vytvářeného obsahu je tak obrovské, že se dostáváme do bodu, kdy jej lidé sami už nedokážou zpracovávat. To se promítá do problému se správou souborů na pracovišti. 

Mezi časté výzvy, kterým firmy v důsledku tohoto trendu musí čelit, patří pokles produktivity a ohrožení zabezpečení. Pro pracovníky je obtížné vyhledat ten správný dokument, upravit tu správnou verzi a vyhnout se sdílení nesprávného souboru. 

Studie společnosti IDC ukazuje, že problémy se správou souborů okrádají společnosti o 21,3 % jejich celkové produktivity. Nekontrolovaně šířené dokumenty v papírovém nebo digitálním formátu navíc vytváří obrovské riziko pro citlivé informace organizace. Společnosti musí pracovat na zlepšení procesu správy dokumentů a způsobech jejich sdílení a ukládání prostřednictvím zavádění technologií, školení a přehodnocování procesů. 

Nepřetržité připojení pracovníků na všech zařízeních 

Technologie se na většině pracovišť staly nevyhnutelným aspektem a je důležité pochopit jejich dopad na zaměstnance. Není pochyb o tom, že komunikační technologie včetně sociálních postupů, které jsou na nich postaveny, napomáhají k životnímu stylu nepřetržité dostupnosti. Technologie nám sice umožňují snáze plnit naše pracovní úkoly, nemůžeme ale ignorovat jejich dopad na fyzické a duševní zdraví zaměstnanců, zvláště když zvažujeme jejich roli na pracovišti. 

Podle uznávané linie výzkumu existuje v pracovním prostředí stres v různých formách, které zahrnující vysokou úroveň vyrušování, stále rostoucí pracovní tempo a práci na více úkolech současně. Zvyšující se rychlost práce může snižovat flexibilitu pracovníků při reakci na měnící se požadavky, a právě to klade na zaměstnance vysoké nároky. Vyrušování na druhou stranu nemusí být vždy na škodu, ale velkým problémem je schopnost pracovníka mít ho pod kontrolou. 

Navzdory těmto výzvám může používání technologií pomoci zaměstnancům napojit se na osobní sítě způsobem, který přináší vyšší úroveň podpory. Rozsah využívání technologií sice může přispívat k většímu stresu na pracovišti, ve velké skupině zaměstnanců ale tento efekt může být minimální. 

Shrnutí 

Vybudování moderního pracoviště s motivovaným týmem je cíl, kterého není těžké dosáhnout. Klíčové jsou investice do vašich zaměstnanců a technologií, které používají. Tyto a další tipy v této příručce vám pomohou realizovat proměnu na flexibilnější pracovní prostředí.  

Jednoduchá adaptace na změny může také přinést lepší inovace pro vaše podnikání.